Quadros Kanban e como eles podem mudar sua empresa

KANBAN E OS MILAGRES QUE ELE PODE FAZER POR SUA EMPRESA

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Kanban é uma palavra japonesa que significa literalmente registro ou placa visível.

Em Administração da produção significa um cartão de sinalização que controla os fluxos de produção ou transportes em uma indústria. O cartão pode ser substituído por outro sistema de sinalização, como luzes, caixas vazias e até locais vazios demarcados.

A metodologia foi desenvolvida e aperfeiçoada por Taiichi Ohno e Sakichi Toyoda conhecida como Sistema Toyota de Produção.

O sistema Kanban é uma das variantes mais conhecidas do JIT (Lopes dos Reis, 2008, p.191)

Fonte : http://pt.wikipedia.org/wiki/Kanban

Na administração de serviços e processos pode-se utilizar Quadros KANBAN, colocando-se um quadro dentro das células de trabalho, para indicar de modo claro e conciso o andamento e funcionamento dos processos produtivos e deste modo agilizar a entrega e a produção dos mesmos.

A FreeBits ao longo de sua jornada de consultorias implantou a metodologia em muitas empresas, e com este conseguiu obter resultados incríveis, aumentando drásticamente a produtividade do negócio em geral. Sabe-se que o mau gerenciamento de atividades encadeadas dentro da cadeia de valores de uma organização levam a grandes perdas e desperdícios.

O quadro KanBAn é por sua natureza uma ferramenta de comunicação e quando utilizado como parte integrante da rotina diária da organização garante resultados impressionantes não só na cultura da organizacional como em aspectos comportamentais também.

Por se tratar de um método muito simples e estar sempre disponível em área visível o quadro é muito eficiente para o acompanhamento em tempo real das atividades de cada indivíduo dentro das células de trabalho, e quando utilizado corretamente otimiza recursos vitais para quaisquer organização.

O Quadro KanBan pode ser utilizado em qualquer área de aplicação, existem outros nomes e denominações dadas ao quadro dependendo da área de aplicação, no desenvolvimento de softwares é chamado de quadro Scrum e agrega outras teorias de produção em cadeia, produção puxada e Agile.

Abaixo temos um modelo que pode ser montado em qualquer negócio para acompanhar diariamente a realização das atividades:

Instrução para Montagem do Quadro KANBAN

Faça da divisória/Parede o plano de fundo.
Monte as caixas com fita azul.
A medida das caixas de identificação é de 20cm x 10cm.
A medida das caixas de ocorrências é de 50cm x 20cm.
Os dizeres serão fornecidos de forma impressa.

Cada quadro deve ter um responsável por sua administração e manipulação diária, garantindo o bom andamento da rotina diária que é fundamental para seu bom funcionamento, porém cada usuário do quadro é responsável por manipular suas atividades;

AS ATIVIDADES

As atividades são descritas em um post-i, onde deve-se descrever sucitamente qual é a atividade, seu responsável e em qual Status a mesma se encontra no quadro.

COMO USAR

Cada atividade deverá ser descrita em seu respectivo Post-It com o nome de seu responsável, pode-se escrever também dados adicionais como prazo limite para resolução do problema, data de entrada da atividade, dados do responsável e etc.

Conforme o status da atividade for sendo alterado o post-it deve ser mudado entre as linhas que definem os estados das mesmas no quadro KanBan;

A FAZER : Todas atividades que precisam ser realizadas pelo departamento e não exigem um planejamento prévio para execução;

FAZENDO : Todas as atividades em Andamento;

FEITO : Todas as atividades que estão acabadas e estão prontas para serem checadas antes de serem devidamente finalizadas.

PROBLEMAS : Problemas que merecem atenção imediata ou tem de ser discutidas.

NÃO PLANEJADO : Itens que precisam ser realizados porém precisam de um planejamento prévio para sua realização;

CHECADO :Todas atividades que já foram realizadas e devidamente checadas e portanto estão totalmente prontas, recomenda-se que as atividades para serem colocadas neste Status devam ser checadas por outra pessoa que não o executor da tarefa, para certificar-se de que esta realmente pronta;

Recomenda-se que toda vez que houver uma checagem das atividades, o responsável pela checagem faça um relatório do andamento geral das atividades, bem como quais são as atividades e qual o andamento em % de cada uma delas.

ABAIXO TEMOS VÁRIOS MODELOS DE QUADROS KANBAN