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Diariamente nos deparamos com um verdadeiro calcanhar de Aquiles para as orgnizações em geral : Contratações de serviços e ou projetos.
Aqui pretendo dar uma breve ideia das atividades que podem envolver os trabalhos de aquisição dentro de uma empresa, afim de facilitar a tomada de decisão e padronizar os procedimentos. É uma descrição simplificada e bem básica porém, acreditem, a maior parte das empresas não tem nada.
Baseada
em decisões anteriores devidamente formalizadas em atas de reunião, um serviço
ou projeto será contratado.
Deve-se sempre seguir
os passos :
- Identificar os envolvidos no projeto;
- Identificar quais são os requisitos para execução do projeto;
- Realização de cotações e avaliação de fornecedor;
- Escolha do fornecedor;
- Encaminhar para consultoria jurídica para que seja feito o contrato de prestação de serviços;
- Assinar e autenticar as assinaturas no contrato;
- Armazenar Documentos;
1- Identificar os
envolvidos no projeto;
Nunca uma decisão deve ser tomada
sem sua devida formalização em ATA de reunião;
Identificar os envolvidos significa elencar quem está
envolvido direta e indiretamente neste projeto de forma a prever possíveis
riscos com antecedência;
As partes interessadas em um
projeto são determinantes para um projeto bem executado, portanto antes de
contratar um projeto pense em quem são as pessoas que estão envolvidas com ele,
quem será impactado por ele, quem pode ajudar, quem pode atrapalhar, tente ser
bem objetivo e registre quem são as partes interessadas, anexo a este documento
temos uma folha de controle de projetos para auxiliá-lo na coleta de
informações importantes :
Dica
: Identificar os envolvidos é fundamental para determinar os Requisitos do seu
projeto, portanto quanto melhor a identificação melhor será a coleta de
requisitos;
2- Identificar quais
são os requisitos para execução do projeto;
A
identificação dos requisitos do projeto consiste em listar todas as tarefas que
precisam ser executadas para que o projeto seja considerado bem executado.
É
bom lembrar que todo projeto tem quatro restrições básicas que devem ser
consideradas durante a execução de qualquer projeto:
ESCOPO X TEMPO X
CUSTO X QUALIDADE;
São
estas quatros restrições que tem impacto sobre um projeto, é impossível alterar
qualquer uma das restrições sem ter impacto direto nas outras ex:
ESCOPO:
Escopo de um projeto é o que define o produto final do projeto, ou seja, a
entrega final do projeto, todo escopo deve ser claro e bem definido, pois
qualquer mudanças não planejadas trarão custos adicionais, aumento no prazo de
execução e impactos de qualidade.
TEMPO: O
tempo para execução de um projeto deve ser calculado com base nas
estimativas realizadas pelos envolvidos, é bom sempre estimar junto com a
equipe o prazo para realização de cada tarefa, caso você esteja contratando um
projeto que será realizado por um terceiro, então ele é responsável por lhe
informar este prazo;
CUSTO:
O custo é o valor total envolvido para execução do projeto, é bom lembrar que
todo projeto deve ter seus custos bem estimados para evitar surpresas
desagradáveis no meio da execução;
QUALIDADE: A
Qualidade de um produto esta diretamente ligada a qualidade do escopo, ou seja,
o que foi definido como produto final do projeto deve ser muito específico, e
bem detalhado, informando as condições de entrega, funcionamento, dimensões
técnicas, dimensões jurídicas, responsabilidades técnicas. Qualidade é entregar
o acordado;
3- Realização de
cotações e avaliação de fornecedor;
As
cotações para realização de projetos devem ser realizadas com base nas
especificações dos serviços a serem realizados, devem ser feitos 3 cotações no
mínimo:
É
muito importante atentar-se para o entendimento do escopo por parte do
fornecedor, e assim evitar possíveis problemas indesejados, só serão aceitas
cotações de empresas com CNPJ.
4- Escolha do
fornecedor;
A
escolha do fornecedor deve ser baseado em critérios definidos pela contratante
conforme a necessidade da demanda pelo projeto, abaixo segue um quadro de seleção
de fornecedor;
Valor (3 )
|
Prazo (5)
|
Qualidade ( 5)
|
Experiência (5)
|
Pontos
|
||
Fornecedor A
|
1000
|
3
|
2
|
1
|
30
|
|
Fornecedor B
|
950
|
3
|
1
|
2
|
30
|
|
Fornecedor C
|
2000
|
3
|
3
|
3
|
45
|
|
Nem
sempre o custo é importante, pode ser que você tenha um projeto que precisa ser
executado rápido, com qualidade por alguém de experiência, não espere um projeto
barato, portanto use o quadro acima para dar notas de 1 a 5 para importância de
cada item e notas de 1 a 3 , ruim, razoável, bom para as propostas de cada
fornecedor, baseado no consenso de todos diante das evidencias e necessidades
do projeto então o fornecedor deve ser selecionado;
 |
Plano de Ação Projeto : Fornecedor : _________________Telefone ( )_______________ Email:__________________________ |
|||||
INICIO PREVISTO : _____________
|
||||||
TAREFA
|
PRAZO
|
CUSTO
|
DATA INI
|
DATA FINAL
|
RESPONSAVEL
|
|
| FIM PREVISTO : _____________ | Prazo total _______________ Valor total______________________ | |||||
5- Encaminhar por
email para consultoria jurídica para que seja feito o contrato de prestação de
serviços;
·
Solicitar ficha
cadastral do fornecedor completa;
Encaminhar
para consultoria jurídica os dados cadastrais do fornecedor juntamente com os
dados do escopo do projeto acompanhado do plano de ação do fornecedor valor e
forma de pagamento, caso o fornecedor não preencha corretamente este plano de
ação não aceite realizar o projeto com ele;
6- Assinar e
autenticar as assinaturas no contrato;
Após
a elaboração dos contratos o responsável por cada uma das partes deve rubricar
cada uma das páginas e assinar a ultima e deve ter as firmas devidamente
reconhecidas;
7- Armazenar
Documentos;
Após
a elaboração dos contratos o responsável por cada uma das partes deve rubricar
cada uma das páginas e assinar a ultima e deve ter as firmas devidamente
reconhecidas, o contrato deve ser armazenado;
FORNECEDOR
- Designação genérica para pessoa jurídica já cadastrada
(caracteriza empresa coletiva atuando isoladamente ou em consórcio). Um
fornecedor está habilitado a fornecer materiais, serviços ou ambos.
CADASTRAMENTO
DE FORNECEDORES - Denominação de um documento que
compreende a totalidade dos dados cadastrais.
CADASTRO
- processo de cadastramento alterando a situação de candidato a
fornecedor para fornecedor.
QUALIFICAÇÃO
DO FORNECEDOR – Avaliação do candidato a fornecedor em
relação aos aspectos comercial, jurídico, fiscal, econômico/financeiro e
técnico.
QUALIFICAÇÃO
TÉCNICA - Avaliação técnica que objetiva a comprovação da capacitação
técnica do candidato a fornecedor para produzir bens e/ou serviços com
qualidade e prazos adequados a Spread. Quando aplicável, compõe-se, também, de
avaliação pelo cliente externo. Quando aplicável, a avaliação técnica inclui
visita às instalações do candidato.
HOMOLOGAÇÃO – Verificação da capacidade do fornecedor qualificado em atender
os requisitos especificados e a aprovação do seu cadastro
AVALIAÇÃO DO FORNECEDOR - Termo que corresponde a uma
notificação (relatório) de não conformidades relativas à qualidade verificados
em uma inspeção de materiais ou serviços. Essa notificação é enviada ao
fornecedor em formulário próprio e solicita identificação, rastreabilidade e
ações corretivas para evitar as reincidências das não conformidades encontradas
INSPEÇÃO –
avaliação da conformidade pela observação e julgamento, acompanhada, se
necessário, de medições, ensaios ou comparação com padrões.
VERIFICAÇÃO –
comprovação, através do fornecimento de evidência objetiva, de que requisitos
especificados foram atendidos.
VALIDAÇÃO –
comprovação, através do fornecimento de evidência objetiva, de que requisitos
para uma aplicação ou uso específico foram atendidos.
PROCESSO
DE QUALIFICAÇÃO – processo para demonstrar a capacidade de atender a
requisitos especificados.
REQUISITOS –
necessidade ou expectativa que é expressa, geralmente, de forma implícita ou
obrigatória.
PROCESSO –
conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos
(entradas) em produtos (saídas).
CARACTERÍSTICA –
propriedade diferenciadora.
CONTINGÊNCIA - significa algo cuja ocorrência é incerta ou
eventual sendo a sua confirmação possível apenas pela experiência e pela
evidência e não pela razão
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